El comercio exterior ha cambiado significativamente durante las últimas décadas y los sistemas informáticos han acompañado ese proceso mediante una modernización progresiva de los procedimientos aduaneros.
En el ámbito de ARCA, las autorizaciones y delegaciones electrónicas se han convertido en herramientas habituales para la gestión de las operaciones de comercio exterior. No se trata de un fenómeno reciente: este proceso de digitalización viene desarrollándose desde hace años y, particularmente desde 2007, adquirió especial relevancia con la implementación de mecanismos electrónicos destinados a acreditar autorizaciones y representaciones ante el servicio aduanero, entre ellos los contemplados por la Resolución General (AFIP) N.º 2239/2007, dictada por la entonces Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
De esta manera, numerosos procedimientos que anteriormente requerían documentación y autorizaciones en soporte papel fueron reemplazados o complementados por herramientas informáticas.
Sin embargo, la simplificación tecnológica no debe confundirse con una disminución de la responsabilidad.
Precisamente por ello, antes de avanzar resulta fundamental distinguir dos conceptos que suelen confundirse: otorgar una autorización electrónica y delegar un servicio de ARCA.
En ambos casos se permite que un tercero realice determinadas acciones en representación del contribuyente, pero técnicamente tienen alcances diferentes.
Autorizaciones electrónicas
Una autorización electrónica permite otorgar a una determinada persona facultades para realizar actuaciones específicas vinculadas con el comercio exterior.
Dependiendo del tipo de autorización otorgada, puede estar relacionada, entre otras cuestiones, con operaciones de importación, operaciones de exportación, retiro de valores o la facultad de suscribir determinada documentación.
En este esquema existen dos figuras principales:
Autorizante: quien concede la autorización.
Autorizado: quien recibe dicha autorización y queda facultado para realizar la actuación correspondiente.
Por lo tanto, antes de emitir una autorización electrónica es importante comprender exactamente qué facultad se está otorgando, a quién se la está otorgando y cuál será su alcance.
Delegación de servicios
La delegación de un servicio, por su parte, consiste en permitir que otra persona acceda y utilice un determinado servicio de ARCA en representación del contribuyente.
Por ejemplo, una empresa puede delegar determinados servicios tales como MOA Reingeniería, Sistema Registral, SITA – Sistema Informático de Trámites Aduaneros o SICNEA – Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera, entre otros.
En estos casos, el titular realiza la delegación y el tercero designado debe aceptar la relación correspondiente para utilizar el servicio en representación del delegante.
Por ello, una delegación no debería interpretarse simplemente como “dar acceso a un sistema”. Dependiendo del servicio delegado, el tercero podrá realizar actuaciones que quedarán vinculadas con la CUIT del representado.
La responsabilidad detrás de una autorización o delegación
La finalidad de esta nota es destacar una cuestión que considero fundamental: la responsabilidad asociada a las facultades que el Importador-Exportador concede a terceros.
Cuando usted autoriza a una persona o delega un servicio, no está realizando un simple trámite administrativo. Está permitiendo que un tercero pueda efectuar determinadas actuaciones en su representación. Por ello, el otorgamiento de estas facultades debe realizarse con conocimiento de su alcance y con un adecuado grado de control y responsabilidad.
Antes de otorgar cualquier autorización resulta conveniente hacerse algunas preguntas:
¿Qué necesita hacer mi despachante de aduana? ¿Qué autorización requiere para hacerlo? ¿Cuál es su alcance? ¿Necesita realmente todas las facultades que estoy otorgando? ¿Durante cuánto tiempo debe conservarlas?
No todas las autorizaciones tienen el mismo alcance ni generan el mismo nivel de exposición. No es lo mismo delegar MOA Reingeniería que delegar, por ejemplo, un servicio relacionado con la emisión de comprobantes en línea. Cada servicio habilita actuaciones diferentes y, por lo tanto, requiere un análisis acorde con las facultades que se están concediendo.
ARCA contempla numerosas autorizaciones electrónicas y enumerarlas todas haría innecesariamente extensa esta nota. El objetivo no es conocer de memoria cada autorización disponible, sino comprender un principio básico:
Quien opera en comercio exterior debería conocer qué facultades está otorgando, a quién se las está otorgando y mantener un control periódico sobre su vigencia y necesidad.
Autorizaciones vinculadas con importaciones y exportaciones
Dentro del marco normativo establecido por la Resolución General (AFIP) N.º 2239/2007 y sus normas complementarias y modificatorias, las autorizaciones vinculadas con la operatoria habitual de comercio exterior permiten instrumentar electrónicamente determinadas facultades de representación ante el servicio aduanero.
Dentro de las autorizaciones vinculadas con la operatoria habitual de comercio exterior podemos identificar, a efectos prácticos de este análisis, las siguientes:
Exportación
a) Despachante – Autorización General – Exportación
b) Despachante – Autorización Especial – Exportación
Importación
c) Despachante – Autorización General – Importación
d) Despachante – Autorización Especial – Importación
Suscripción de documentación
e) Autorizado por el Importador/Exportador – Suscribir Documentación
La primera diferencia que debemos analizar, tanto en importación como en exportación, se encuentra entre las autorizaciones generales y especiales.
La autorización general otorga al despachante de aduana un marco de actuación más amplio y permite su intervención en sucesivas operaciones comprendidas dentro del alcance de la autorización, sin necesidad de generar una nueva autorización especial para cada una de ellas.
La autorización especial, en cambio, se encuentra vinculada con una actuación u operación determinada y supone un alcance limitado a esa operación.
La elección entre una autorización general y una especial no debería considerarse un simple formalismo. Representa una decisión acerca del grado de autonomía que el Importador-Exportador desea conceder a su representante.
Del mismo modo, las autorizaciones deben guardar relación con la actividad que efectivamente realizará la empresa. Si únicamente realizará operaciones de importación, deberá analizar las autorizaciones correspondientes a importación; si realizará exportaciones, las correspondientes a exportación; y si realizará ambas actividades, deberá contemplar las facultades necesarias para ambas operatorias.
Autorización para suscribir documentación
Merece un análisis particular la autorización:
“Autorizado por el Importador/Exportador – Suscribir Documentación”.
El comercio exterior actual funciona, en gran medida, mediante sistemas electrónicos. Documentos e información pueden recorrer miles de kilómetros en cuestión de segundos y numerosos trámites se realizan íntegramente mediante plataformas informáticas.
Sin embargo, continúan existiendo documentos y actuaciones que requieren la correspondiente suscripción por parte de quienes se encuentran facultados para ello.
La autorización para “Suscribir Documentación” permite que el Importador-Exportador habilite formalmente a una persona para suscribir documentación vinculada con operaciones aduaneras en su representación, dentro del alcance correspondiente.
Esta autorización aporta practicidad a la operatoria diaria, ya que permite que determinadas actuaciones documentales sean realizadas por una persona expresamente autorizada, sin requerir la intervención personal y permanente del titular.
Finalidad de la nota
El objetivo de esta nota no es desalentar el otorgamiento de autorizaciones ni la delegación de servicios. Por el contrario, se trata de herramientas necesarias para el funcionamiento cotidiano del comercio exterior moderno.
La cuestión central es utilizarlas con conocimiento de las facultades que se conceden y mantener un control razonable sobre ellas. Una autorización que fue necesaria en determinado momento puede dejar de serlo; del mismo modo, una delegación otorgada para una relación comercial determinada no necesariamente debe mantenerse indefinidamente.
Conclusión
La transformación digital facilitó considerablemente la operatoria del comercio exterior. Sin embargo, detrás de cada autorización electrónica y de cada servicio delegado continúa existiendo una decisión del Importador-Exportador: permitir que otra persona actúe en su representación.
Comprender esta circunstancia permite aprovechar las herramientas digitales de ARCA sin perder de vista tres aspectos fundamentales de toda operación de comercio exterior: representación, control y responsabilidad.
En este sentido, también resulta importante revisar periódicamente las autorizaciones y delegaciones vigentes. Cuando una facultad deja de ser necesaria, finaliza la relación comercial que justificó su otorgamiento o simplemente se decide que un tercero no debe continuar actuando en representación del Importador-Exportador, corresponde evaluar su revocación.
La posibilidad de revocar una autorización o delegación constituye, precisamente, una herramienta de control. Si desaparecen las razones que justificaron su otorgamiento, mantener facultades innecesarias carece de sentido y puede generar una exposición que podría evitarse.
En definitiva, autorizar o delegar no debería ser un acto automático. Saber quién puede actuar, qué puede hacer y hasta cuándo puede hacerlo forma parte de la responsabilidad del Importador-Exportador en la administración de su operatoria ante ARCA.
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Agustín Páez Romairone
Socio Nº 6851 – Centro de Despachantes de Aduana de la República Argentina
Socio activo de la institución que representa y defiende la profesión aduanera desde 1912.